Currículums, documentos y contratos digitales, una forma de simplificar el reclutamiento

Una nueva incorporación en una empresa siempre es una buena noticia, pero lleva asociadas ciertas gestiones administrativas. Una manera de optimizar el proceso es usar currículums, contratos y otros documentos en formato digital, aprovechando las ventajas de la tecnología.

A día de hoy existen soluciones de recursos humanos que centralizan y gestionan toda la documentación de cada trabajador durante su vida laboral en la compañía, lo que ahorra costes de administración y problemas derivados de solicitudes traspapeladas o archivadas de forma incorrecta.

Del mismo modo que es impensable que en una empresa actual se calculen e impriman las nóminas una a una, automatizar las incorporaciones de empleados aporta muchas ventajas.

Para comenzar, estas soluciones de software permiten recibir los currículums de los candidatos, que se registran online y tienen claro qué documentos (CV, carta de presentación, certificaciones académicas...) deben presentar exactamente.

Los datos quedan almacenados de forma segura, y el departamento de recursos humanos puede dar acceso a los reclutadores concretos que necesiten cubrir una vacante. Todos los documentos quedan asignados a su candidato correspondiente, y se pueden realizar búsquedas en ellos.

Una vez realizada la entrevista, desde la misma solución se puede realizar la contratación. Es posible solicitar los documentos necesarios al elegido (DNI, número de la seguridad social, datos del INEM...) a través de Internet, e incluso realizar un contrato digital.

Automatizar todos estos procesos ahorra tiempo intercambiando correos electrónicos, y evita confusiones u olvidos que retrasan la incorporación y causan frustración tanto en el futuro empleado como en el departamento de recursos humanos.

Con la llegada al puesto hay otra información que se deberá entregar: manuales del empleado, condiciones de privacidad o de uso de ciertos sistemas, tablas de incentivos... Al tratarlo de forma digital evitaremos desperdiciar papel y ocupar espacio innecesario.

Una solución de recursos humanos seguirá siendo útil durante todo el tiempo que el empleado forme parte de la organización. Permite tratar solicitudes como excedencias o reducciones de jornada, y también los documentos relacionados con la salud laboral: revisiones médicas, entrega de equipos de protección, diplomas...

Cuando el trabajador abandona la empresa también podremos guardar la carta de despido (o baja voluntaria), el finiquito o una encuesta de salida, datos muy útiles que de esta forma quedan adecuadamente archivados en digital.

Quizá uno de los aspectos más útiles que una solución de recursos humanos puede incorporar sea la opción de generar contratos compatibles con la firma digital. Al cumplir los requisitos legales en España y de protección de datos europea (GDPR) tienen total validez, como si fueran en papel.

Con estos sistemas podremos firmar un contrato laboral en ordenadores, tablets y móviles, algo especialmente cómodo para el representante de la empresa, que de esta forma tiene más sencillo trabajar en movilidad.

Las empresas afrontan retos con la transformación digital, pero también oportunidades. Pasar a gestionar de forma centralizada los currículums, contratos y demás documentos laborales permite ahorrar costes, al tiempo que mejora la experiencia del empleado con el departamento de recursos humanos.

¿Qué opinas de las soluciones de software para recursos humanos? ¿Crees que es hora de abandonar la documentación de papel en el mundo profesional?