PDFelement: crea, edita, convierte y firma PDF con sencillez

Por El Grupo Informático |

PDFelement es una potente herramienta que permite trabajar con PDF tanto a nivel personal como profesional. Los documentos en formato PDF son muy utilizados en el día a día, y con un simple lector no es posible manejarlos de forma eficiente.

Por eso PDFelement incluye numerosas funciones adicionales, que simplifican la gestión de los PDF y ahorran tiempo. Por ejemplo, usando su editor podremos abrir un formulario en PDF, rellenar datos, firmarlo y enviarlo de vuelta, todo desde el mismo programa.

Disponemos de la posibilidad de convertir los PDF a otros formatos, conservando el diseño y todos los elementos, y se incluye un sistema de comentarios para que varias personas colaboren en el mismo documento.

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El software también funciona a la inversa, por ejemplo, nos da la posibilidad de crear un PDF a partir de ficheros de Office, como pueden ser un Word, Excel o PowerPoint, para compartir la información con otras personas en un formato orientado a la visualización y no a la edición.

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Desde el propio PDFelement es posible compartir el resultado por email, Dropbox o Google Drive, lo que ahorrará tiempo en el día a día y mantendrá nuestro escritorio ordenado, sin necesidad de abrir el navegador para mandar los PDFs que hemos creado.

Otra de las funciones más importantes de PDFelement es el reconocimiento de caracteres (OCR), que hace posible extraer los textos a partir de una imagen, gracias al uso de un algoritmo inteligente.

De este modo, procesar y editar los PDF es mucho más sencillo, y además podremos generar PDFs a partir de un documento en papel, pues el OCR obtendrá el texto original para adaptarlo al diseño que prefiramos.

Respecto a la seguridad y privacidad, PDFelement nos deja proteger los archivos con contraseña, eliminar las partes delicadas del contenido y añadir firmas, que confirmen la autenticidad del PDF.

Mediante las firmas podemos colocar nuestra rúbrica sobre cualquier contrato, factura o petición, para darle validez, pero también es posible añadir firmas digitales. Es decir, un tipo de cifrado digital que identifica quién ha creado el PDF, y que no ha sido alterado.

PDFelement, características clave

El objetivo de PDFelement es convertirse en el programa que aglutine todas las herramientas necesarias a la hora de visualizar y gestionar los PDF, así que incluye muchas funciones. Veamos las capacidades de PDFelement:

  1. Creación de PDF desde documentos de Office o imágenes escaneadas.
  2. Modificación del contenido sin necesidad de acceder a la fuente original.
  3. Permite rellenar formularios en PDF y firmarlos.
  4. Conversión a Word, Excel y PowerPoint manteniendo el diseño.
  5. Comentarios colaborativos para trabajar sobre los PDF en equipo.
  6. Protección de acceso con contraseña, y contra la modificación, copia o impresión.
  7. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  8. Borrado de datos sensibles en el PDF.
  9. Envío rápido por email, Dropbox y Google Docs.
  10. Soporte para firmas digitales.

Las posibilidades de PDFelement son muchas, pues está diseñado para cubrir todas las necesidades habituales alrededor de los PDF, pero dejando de lado las funciones complejas y que apenas se utilizan, que harían más complicado su funcionamiento sin aportar utilidad real.

Vamos a profundizar en 4 características especialmente interesantes, no disponibles en otros productos, y que resultan muy prácticas. En concreto, la capacidad de quitar la contraseña de acceso, eliminar marcas de agua, rellenar formularios y firmar los PDFs.

Quitar la contraseña de los archivos PDF

Es posible que recibamos archivos PDF protegidos por una contraseña, pero más adelante su información pase a ser pública, y queramos compartirlos sin restricciones. PDFelement nos permite quitar las contraseñas de forma sencilla y rápida.

Como es lógico, para abrir el archivo en un primer momento sí hace falta la contraseña, pero luego solo debemos ir al apartado de "Proteger" para eliminarla. Después podremos guardar de nuevo el PDF si queremos una versión accesible para cualquiera.

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Por otro lado, el formato PDF nos permite poner restricciones sobre la impresión, la copia del contenido o las modificaciones que se pueden realizar, que también admiten una contraseña secundaria para desbloquearlas.

Con PDFelement también es posible activar (o eliminar) esta contraseña secundaria, diseñada para que el control del contenido que compartimos sea más exhaustivo.

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El objetivo último de los PDF es mostrar información con un diseño concreto y, en principio, no modificable. Así que las opciones de PDFelement para gestionar las contraseñas son importantes, pues hacen que los documentos no acaben usados de manera inadecuada.

Además, se incluyen algunas opciones avanzadas, como elegir el sistema de cifrado (que determina el nivel de seguridad) o incluso autorizar que solo se imprima el contenido a baja resolución.

Borrar la marca de agua de los PDF

Por otro lado, en ocasiones recibiremos un documento con una marca de agua, es decir, una imagen o texto que cubre buena parte de su tamaño, y que indica quién es el creador.

Aunque las marcas de agua son importantes para que no se pierda la autoría de ciertos contenidos, a veces dejan de tener sentido, y querremos eliminarlos. Otros programas no permiten este tipo de ediciones, pero con PDFelement resulta sencillo realizarlas.

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Con PDFelement es fácil quitar la marca de agua de un PDF, y además dispone de un completo editor por si lo que queremos, en cambio, es añadir una marca de agua.

Podremos usar una imagen como marca de agua, o bien un texto, con muchas opciones de personalización. Por ejemplo, el tamaño, nivel de transparencia, posición, color y tipo de letra utilizados... de forma que se adapte a la imagen corporativa de la empresa, o a nuestras preferencias personales.

Todo el mundo quiere el merecido crédito por lo que hace, así que las marcas de agua son importantes. Además, no solo pueden usarse para mostrar el autor, sino para indicar otros datos importantes, como que un informe es confidencial, o señalar la fecha en que pasa a ser de dominio público.

Formularios de nivel profesional

Muchas veces recibimos en PDF un formulario que rellenar con diversa información, desde nuestros datos personales hasta inventarios de productos, dependiendo de su origen. Suelen crearse para rellenar a mano en papel, dentro de empresas o administraciones públicas, y luego la misma versión se digitaliza.

La posibilidad de imprimir el PDF, rellenar las casillas a mano y escanear la hoja para enviarla de vuelta es bastante engorrosa, y el resultado no queda nada profesional, en especial si es para un cliente u otro objetivo formal.

Gracias a PDFelement todo se simplifica, podremos introducir los datos desde el ordenador, usando las herramientas de edición para escribir con el tipo de letra, color y tamaño adecuados. El sistema utiliza recuadros individuales, para colocar cada fragmento en la casilla adecuada.

Sin embargo, la alternativa más rápida y con mejor acabado es el reconocimiento de campos del formulario. PDFelement identifica las casilla a rellenar, y nos permite crear una copia del documento donde escribir de forma mucho más sencilla, como si fuera una web estándar.

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Por otro lado, algunos PDF son creados por defecto para rellenarse desde el propio PC, y PDFelement soporta estas versiones. En ellas tenemos campos para introducir textos, y también menús desplegables, casillas de "check", selecciones múltiples... para simplificar el trabajo.

Mejor aún es que con PDFelement facilita crear nuestros propios PDF interactivos con estos elementos, que los convierten en una buena manera de recopilar datos. Aunque los PDF con formularios rellenables no son muy habituales, resultan muy cómodos y vale la pena aprovecharlos.

Firmar de forma manual o digital

Tras rellenar un formulario, solicitud o instancia, casi siempre tendremos que firmarla. De nuevo, sería bastante molesto imprimir el documento, firmarlo con un bolígrafo y escanearlo, pero PDFelement nos evita todos esos pasos.

Con la función de agregar sellos podremos añadir uno con nuestra firma, ya sea escaneada o dibujada en el ordenador. Gracias al sello, será posible colocar nuestra firma al instante en los documentos, facturas o contratos que lo requieran:

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Por otro lado, PDFelement soporta firmas digitales, un sistema de cifrado digital que identifica quién creó un PDF y que no ha sido alterado. Es decir, una firma manual colocada dentro del documento podría haber sido falsificada, pero la firma digital utiliza un cifrado que no se puede manipular.

Existen diversas entidades que proporcionan certificados digitales de identidad, pero de cara al usuario en España es importante destacar que PDFelement soporta los certificados de la FNMT (Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre), necesarios para comunicarnos con la administración del estado.

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Esto es importante para la seguridad de las empresas, pero también en el día a día. Si tenemos que enviar un PDF, por ejemplo, a nuestro ayuntamiento, a la Seguridad Social o a la Agencia Tributaria, con la firma digital su autenticidad queda confirmada.

PDFelement, versiones y requisitos

PDFelement es un programa pensado para ser utilizado en ordenadores Windows y Mac, donde más sentido tiene trabajar con los PDF, pero que también posee versión para móviles. Estos son los requisitos a nivel de software para usarlo:

  1. Windows 10, 8.1, 8, 7 y Vista.
  2. macOS 10.12 Sierra o superior.
  3. Versiones para móviles Android y iOS.

La versión para tablet y smartphones es una edición simplificada y adaptada a las pantallas táctiles, pero muy útil si necesitamos un editor de PDF para seguir siendo productivos en movilidad.

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Respecto a los requisitos técnicos, PDFelement no tiene muchas exigencias. Si bien algún PDF muy grande y complejo requerirá algo más de potencia para moverse de forma fluida, los requisitos mínimos de PDFelement los cumplirá sobradamente cualquier ordenador:

  1. Procesador Intel Pentium 4 y superior (o procesador AMD equivalente).
  2. 512 MB de RAM, recomendado 1 GB de RAM.
  3. 1,5 GB de espacio en el disco.

Hablamos de unas especificaciones propias de la década de los 2000, así que PDFelement es un programa muy ligero, que funcionará bien en los PCs actuales, y también en la inmensa mayoría de ordenadores antiguos que aún conservemos.

Respecto a los Mac, al ser una plataforma más cerrada y con menos configuraciones, cualquier equipo que cumpla los requisitos de macOS 10.12 Sierra tendrá la potencia adecuada, así que no hay que preocuparse por el hardware concreto que monte.

Standard y Pro, planes para diferentes necesidades

PDFelement tiene distintos planes de precios, que distinguen entre las suscripciones, con un pago anual, y las licencia de por vida, de pago único. Adicionalmente, está la versión de prueba, que permite experimentar con todas las funciones del programa de forma gratuita, para ver si se adapta a nosotros.

Además de la versión Standard, con la edición Pro se incluyen extras, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), capaz de identificar textos a partir de una imagen. Esto permite, por ejemplo, escanear un documento y que se transforme en un PDF que podremos modificar.

En la edición Pro también nos permiten comprimir el tamaño de los PDF mediante técnicas de optimización, borrar las partes delicadas del documento o extraer los datos de los formularios, funciones que son muy útiles para los usuarios avanzados.

Respecto a los precios de las versiones, son los siguientes:

  1. PDFelement Standard por 69 euros al año / 79 euros por la licencia permanente.
  2. PDFelement Pro por 89 euros al año / 119 euros por la licencia permanente.

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Además, PDFelement dispone de planes orientados a las empresas, con descuentos si usan un elevado número de equipos, y un sistema para administrar las licencias adquiridas dentro de la compañía. Los precios dependen de las necesidades de cada cliente, así que la empresa debe contactar con PDFelement para la adquisición.

Finalmente, hay una versión educativa, que supone un 50% de descuento frente al precio normal. Está disponible para alumnos y profesores de primaria, secundaria y estudios superiores, que han de justificar su pertenencia a un centro educativo mediante un documento acreditativo oficial.

PDFelement, gestión completa de los PDF

Aunque en el mercado existen otros editores de PDF, el punto fuerte de PDFelement es que ofrece una gran cantidad de funciones, que cubren las necesidades de la inmensa mayoría de los usuarios, en un programa sencillo de utilizar, completo y a un precio ajustado.

No tiene sentido gastar mucho dinero en una suite llena de funciones que nunca vamos a utilizar, pero tampoco optar por un software básico, cuya falta de prestaciones acabará provocando pérdidas de tiempo y productividad, así que PDFelement es una buena alternativa para usuarios y empresas.

Review: PDFelement, una potente y completa herramienta para PDFs

¿Qué opinas de PDFelement? ¿Crees que esta herramienta te permitirá gestionar los PDF de forma más rápida y profesional?

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