Google Workspace Intelligence refuerza la IA en tu empresa: así funciona, y así lo puedes desactivar

Workspace Intelligence tiene como objetivo reforzar la capacidad de las respuestas de Gemini y supone un buen aliciente para reforzar el uso de la IA en las empresas. Sin embargo, puedes desactivarlo fácilmente por servicios para que no aproveche sus datos.

Queda claro que la inteligencia artificial ha cambiado nuestras vidas para siempre‎, y en algunos casos, su capacidad puede ofrecer multitud de beneficios, también a las empresas. Diferentes servicios de Google Workspace han ido incluyendo la IA para potenciar sus posibilidades.

Por ejemplo, con la presencia de Gemini en el panel lateral de Gmail, en las diferentes apps de productividad de Google como Docs, etc. E incluso en Google Meet para tomar notas por ti. Y eso luego puede ser aprovechado por Gemini para proporcionarte información específica.

Workspace Intelligence no está disponible para todas las ediciones de Google Workspace, por ejemplo, en las educativas. Pero sí en las modalidades “Business” o “Enterprise” como Business Starter o Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, AI Ultra Access, etc.

Respuestas más precisas y con más contexto

Como Workspace Intelligence está presente en esos servicios, las respuestas que te ofrecerá Gemini cuando necesitas preguntarle algo sobre tu empresa pueden ser más exactas y precisas porque se basan en información a la que la IA tiene acceso en esos servicios.

Por ejemplo, estás inmerso en algún tipo de proyecto importante y necesitas recopilar información para hacer un informe que refleje su estado actual para saber si llegas a tiempo para su presentación. Gemini hará ese informe basándose en información de todos los servicios.

Buscando correos relacionados, datos presentes en las diferentes apps de productividad, notas hechas en las videoconferencias de Google Meet, eventos de un calendario, etc. Todo el informe estará basado en los datos a los que la IA tiene acceso.

Por la privacidad no tienes por qué preocuparte, pues Workspace Intelligence únicamente aprovecha el contenido al que un usuario puede acceder para proporcionar la información que necesitas, en ningún caso podrá ver contenido para el que no tiene permiso.

Y algo más, la información no se usa con fines publicitarios ni para entrenar modelos de IA. Esta es una importante preocupación para las empresas y para los usuarios, parece que últimamente se va protegiendo cada vez más la privacidad.

Como ejemplo, ya vimos el caso de la nueva opción para crear collages en Facebook a partir de tus imágenes, que aprovecha la IA para crearlos, que también protege nuestra privacidad.

Cómo desactivar Workspace Intelligence

Workspace Intelligence se puede desactivar de ciertos servicios en los que está presente, es decir, que puedes evitar que la IA recopile información de diferentes apps para reforzar con más contexto las respuestas que te da Gemini. Así tendrías que hacer:

1. Entra en el siguiente enlace que ahora te dejamos.

Web: Gemini para Workspace

1. Ahora entra en el panel Workspace Intelligence.
2. Deberías ver los diferentes servicios y luego un icono de un lápiz para editar cada uno, pulsa en dicho icono y ahí marca la opción “desactivada”. Guarda los cambios.

Igual que puedes desactivar la IA para ciertos servicios, también encontrarás la opción “activada” para habilitarla a otros. ¿Nuestra recomendación si eres una empresa? Tener la IA activada en los servicios.

¿Por qué? Porque si utilizas Gemini para realizarle cuestiones acerca de tu organización sus respuestas serán mucho más precisas y con mejor contexto porque se basará en toda la información sobre la que la IA tiene acceso.

Desactivarla puede reducir la calidad de sus respuestas. Por ejemplo, desactivar la IA en Calendario implica que Gemini no pueda encontrar eventos específicos ni crear nuevos. La IA pierde capacidad de respuesta porque una de sus fuentes ya no está activa.

De todos modos, es comprensible que una empresa quiera desactivar Workspace Intelligence de varios de sus servicios porque al final tiene acceso a toda su información. Pero pierde la capacidad de que las respuestas de Gemini referidas a su organización sean de mejor calidad.