La soberanía digital debe ser una prioridad. Por suerte, tenemos OnlyOffice como una alternativa europea

Hoy en día todo gira en torno a los datos, dónde se guardan, quién puede verlos y con qué leyes se protegen; y en Europa este tema se ha vuelto especialmente importante porque muchas empresas confían en proveedores de Estados Unidos para almacenar y procesar su información.

El problema es que la ley estadounidense llamada "CLOUD Act" permite a las autoridades de ese país solicitar acceso a los datos de cualquier empresa de Estados Unidos, sin importar si esos datos están guardados en Europa o en otro lugar del mundo.

Esto choca con las normas europeas de privacidad, que tienen como principal premisa el garantizar que solo el propio usuario o la autoridad europea competente puedan decidir sobre su información.

Es por esto que cada vez más empresas buscan programas y proyectos que aseguren que sus datos se queden bajo la protección directa de las leyes de la Unión Europea, especialmente en el campo de la ofimática, que es donde se crean la mayoría de los archivos empresariales.

OnlyOffice, la alternativa europea

Por ello, hoy vamos a hablar de OnlyOffice, una suite de ofimática cuya empresa tiene su infraestructura en Alemania para aprovechar la legislación alemana, que es una de las más estrictas en materia de privacidad.

No obstante, ten en cuenta que, aunque los servidores están físicamente en Alemania, OnlyOffice sigue utilizando la nube de Amazon Web Services, una empresa estadounidense, salvo que tengas los planes VIP Cloud o Enterprise, en los cuales puedes elegir servidores alemanes o de Alibaba Cloud.

También siempre tienes la opción de instalar OnlyOffice en tus propios servidores para que no haya intermediarios y tengas siempre el control total de tu información.

OnlyOffice es de código abierto y tiene muchas herramientas para crear, editar y colaborar en documentos. Puedes elegir una de las siguientes 3 estructuras para adaptarla a tu empresa:

1. OnlyOffice Desktop Editors: Son aplicaciones de escritorio gratuitas que cuentan con editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDF y un visor de diagramas. Puedes trabajar con ellas sin conexión a internet y almacenar los archivos en tu equipo con Windows, Linux o Mac.
2. OnlyOffice Docs (Document Server): Es una suite colaborativa en línea, también de código abierto, para que puedas editar en tiempo real documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y PDF a través del navegador. Permite colaboración simultánea e integrarse con varias plataformas.
3. OnlyOffice DocSpace: Es una plataforma de colaboración organizada por salas. Está diseñada para que equipos y empresas puedan interactuar más fácilmente con socios externos. Tiene todos los editores de OnlyOffice Docs.

Una de las características más atractivas de OnlyOffice es que es compatible con los formatos de Microsoft Office,.docx para documentos de texto, .xlsx para hojas de cálculo y .pptx para presentaciones.

OnlyOffice también soporta versiones más antiguas de Microsoft Office (DOC, XLS, PPT) y formatos de código abierto como ODF, ODT, ODS y ODP.

También puede abrir formatos como RTF, TXT, PDF, HTML, EPUB, XPS, DjVu y CSV.

Editores de OnlyOffice

La suite de OnlyOffice cuenta con los siguientes editores:

1. Document Editor: Un editor de texto con herramientas completas para el formato de fuente y párrafo, inserción de tablas, gráficos, diagramas, fórmulas matemáticas y más. Permite la edición de encabezados y pies de página, creación de estilos de hoja y navegar por los documentos es fácil gracias al panel de navegación. Además, incluye funciones avanzadas como la comparación de documentos.
2. Spreadsheet Editor: Un editor de hojas de cálculo en el que puedes cambiar formato, insertar objetos, y usar funciones, fórmulas y ecuaciones. Soporta plantillas de tabla, tablas dinámicas, validación de datos y formato condicional. La función "Sheet Views" permite a colaboradores filtrar datos de forma independiente sin afectar la vista de otros usuarios.
3. Presentation Editor: Un editor de presentaciones con herramientas para el formato, la inserción de objetos, transiciones y animaciones. Incluye un modo presentador, notas para el orador y la función Slide Master, que hace que el diseño sea consistente en todas las diapositivas.
4. PDF Editor y Form Creator: Con esta herramienta podrás ver, rellenar y crear documentos PDF. Ofrece tanto funciones de edición de texto como de gestión de páginas (añadirlas, eliminarlas, rotarlas), inserción de imágenes e hipervínculos, anotaciones de texto y comentarios.
5. Diagram Viewer: Con esta herramienta puedes ver diagramas.

Modos en tiempo real

Como te comentamos antes, puedes usar estos editores sin conexión a red y de forma individual o de forma colaborativa en tiempo real. En este último caso, hay dos modos de hacerlo:

1. Modo rápido: Muestra todos los cambios realizados por otros colaboradores de forma instantánea.
2. Modo estricto: En este modo, un usuario puede bloquear el párrafo que está editando para trabajar en él de forma privada y sin interrupciones. Los cambios se sincronizan solo cuando el usuario sale del párrafo

En tiempo real también puedes dejar comentarios en cualquier parte del documento para discutir preguntas o problemas específicos, e incluso etiquetar a otros usuarios para invitarlos a colaborar o para compartir el archivo. Los comentarios se pueden ordenar por autor o fecha.

Asimismo, la suite incluye un chat integrado para hablar con coautores dentro del mismo documento, e incluso podrás agregar plugins para hacer llamadas o videollamadas directamente desde la interfaz del editor, lo cual es realmente innovador.

Además de los dos modos en tiempo real mencionados anteriormente, puedes ver un registro de cambios en un documento para ver qué ha escrito o borrado cada miembro, aceptarlos o rechazarlos, tanto de forma individual como en bloque.

Igualmente, cada vez que hay un cambio en un documento, se crea una versión nueva del mismo. Pues bien, OnlyOffice guarda un historial completo de las versiones de cada documento, y puedes acceder a él para ver quién creó cada versión y cuándo se realizaron los cambios. También podrás recuperar versiones anteriores e incluso texto eliminado.

Funciones avanzadas

Además de las funciones ya vistas, OnlyOffice cuenta con algunas avanzadas que lo hacen una suite realmente atractiva:

1. Como vimos cuando hablamos sobre OnlyOffice Docs v9.0, OnlyOffice puede integrar asistentes de inteligencia artificial para generar nuevo contenido, resumir información, traducir texto y otras tareas directamente dentro de los archivos.
2. Puedes firmar digitalmente documentos y pedir firmas de una o varias personas.
3. Tienes la posibilidad de proteger documentos con contraseña.
4. Incluye un modo oscuro y opción de hacer la interfaz más grande.
5. Tanto OnlyOffice Desktop Editors como OnlyOffice Docs ofrecen soporte para plugins, lo cual es muy útil para adaptar la suite a necesidades específicas.

También soporta macros y más de 40 conectores listos para usar con plataformas populares, como Nextcloud, ownCloud, SharePoint, Redmine o SuiteCRM, entre otros.

Cómo OnlyOffice protege tus datos

OnlyOffice no solo busca preservar tu privacidad, sino también tu seguridad, y para ello utiliza lo siguiente:

1. La empresa detrás de OnlyOffice se limita a recoger solo la información personal necesaria para prestar el servicio, como nombre, correo electrónico y número de teléfono.
2. Utiliza cifrado AES-256 para los datos que están en OnlyOffice Workspace.
3. Para el tráfico de datos, usa cifrado HTTPS para proteger la comunicación entre el cliente y el servidor.
4. Usa JSON Web Token para proteger los documentos de accesos no autorizados. Esta tecnología se encarga de que los usuarios no puedan acceder a más datos de los permitidos.
5. Tiene muchos tipos de permisos, como acceso total, solo vista, comentar, revisar y rellenar formularios. También permite restringir acciones como la descarga, impresión y copia de documentos y la modificación de la configuración de uso compartido.
6. Cuenta con funciones para proteger el acceso a los datos en hojas de cálculo y restringir manualmente la edición de elementos. Podrás cifrar hojas de cálculo completas, proteger libros u hojas ante ciertas acciones, permitir la edición de rangos concretos, ocultar fórmulas y bloquear celdas, textos y formas.
7. Puedes colocar marcas de agua que contienen información sobre el documento y su autor para asegurarte de que nadie infringe los derechos de autor
8. Admite autenticación de dos factores a través de mensajes de texto o mediante aplicaciones como Google Authenticator.
9. Utiliza SSO, lo que significa que no almacena tus credenciales de inicio de sesión.

Planes y precios

A continuación, vamos a ver los diferentes planes de OnlyOffice para empresas, para desarrolladores y para usuarios domésticos.

OnlyOffice DocSpace Cloud

Como ya vimos antes, esta plataforma en la nube te permite almacenar, editar y colaborar en documentos en espacios llamados salas. Estas son las características de sus planes y precios.

OnlyOffice Docs Enterprise

Esta es la versión comercial y profesional del editor, y está pensada para empresas que requieren alta escalabilidad, seguridad y soporte técnico.

Te permite usar los editores online y los editores web móviles, conectores, las apps de móvil y de escritorio; y cuenta con funciones de seguridad mejoradas, todas las actualizaciones y asistencia profesional.

Puedes elegir hosting en la nube desde 8 euros por usuario al mes, pudiendo facturarlo antes o después del pago.

Cuenta con 3 niveles de soporte, los cuales vamos a ver a continuación:

En cambio, si lo quieres in situ, pidiendo 50 conexiones, 1 año de licencia y de soporte y actualizaciones, te sale a partir de 1.500 euros. Obviamente, si aumentas alguno de estos parámetros, el precio subirá.

Además, también puedes agregar si quieres cursos de formación. Con toda esta información, recibirás un precio personalizado.

OnlyOffice Workspace Enterprise

Esta es la versión colaborativa para empresas. Admite un mínimo de 50 empleados, y cuenta con tres planes, que incluyen:

Puedes elegir más de 50 usuarios en tu servidor, pero, obviamente, el precio aumentará.

OnlyOffice Docs Developer

Ahora pasamos a la versión hecha para desarrolladores y empresas de software que quieren integrar este editor online en sus apps y servicios.

De manera similar a Docs Enterprise, si pides el hosting en la nube, te sale a partir de 12 euros por usuario al mes. Puedes incluir acceso a la API de automatización, al visor en vivo, apps móviles y de escritorio, cursos de formación y los tres tipos de soporte antes vistos.

También incluye un servicio de conversión, opciones de marca y lo anteriormente visto en Docs Enterprise.

En cambio, in situ, con una licencia de solo desarrollo con un solo servidor y personalización estándar, te costará 4.500 euros, pudiendo ser más si personalizas más tu pack.

OnlyOffice DocSpace Developer

Ahora pasamos a una versión comercial colaborativa para desarrolladores, pudiendo igualmente integrarla en tus propias aplicaciones o servicios.

La principal diferencia respecto a Docs Developer es que está organizado en salas. También incluye versión web móvil.

En este caso, no hay precios publicados en la página oficial, así que tendrás que seleccionar las características que más se ajustan a tu caso y recibirás un presupuesto.

OnlyOffice Docs Home Server

Esta es una versión autohospedada con licencia de por vida y para usuarios particulares o pequeños grupos domésticos.

Cuenta con varias ventajas de los planes anteriores, aunque tiene la particularidad de que admite un mínimo de 10 usuarios. Las actualizaciones también son por un año. Con estas cifras, te costaría 149 euros.

OnlyOffice DocSpace Family Pack

Por último, tenemos esta versión, que también es autohospedada y con licencia de por vida, pero también pensada para una estructura dividida en salas, aunque en este caso de una manera más minimalista o familiar.

El número mínimo de usuarios es 5 y las actualizaciones son por un año. En total, por estos 5 usuarios, pagas 330 euros.

Ahora ya conoces por completo el ecosistema de OnlyOffice, la alternativa europea a las soluciones de ofimática de Google y Microsoft.

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