Google Docs es una de las herramientas más utilizadas de Google, pero no siempre hacemos uso completo de todo su potencial. Esta aplicación tiene muchas más utilidades de las que parece a simple vista.
Más allá de escribir y dar formato a tus documentos, ofrece funciones ocultas, atajos y posibilidades de organización para ahorrarte tiempo y mejorar tu productividad.
Te presentamos los 12 mejores trucos para aprovechar Google Docs al máximo y descubrir funciones que quizás no sabías que existían, sobre todo si sueles usar Word.
Crea tablas de contenidos
Los documentos extensos requieren de una organización para facilitar el acceso a toda la información y encontrar secciones específicas. Para ayudar a los lectores a navegar por el documento, puedes crear una tabla de contenidos que reúna todos los títulos presentes en el artículo.
Este sencillo paso tiene acceso desde la barra de herramientas superior, desde el menú desplegable de “Insertar” debe seleccionar la opción de “Índice”. Ahora solo quedará elegir el formato que mejor se adapte a la estética del documento:
- Números de página con enlaces
- Líneas de punto con número de página y enlace
- Solo el enlace
Atajos de teclado
Tener acceso a los atajos del teclado no solo facilita y agiliza la edición del formato de los textos, sino que evita el uso continuo del ratón. Estos son los comandos más utilizados para Windows y Mac OS:
| Sistema operativo Windows | Sistema operativo Mac OS |
|---|---|
| Negrita: Ctrl+B | Copiar: Comando+C |
| Cursiva: Ctrl+I | Cortar: Comando+X |
| Subrayado: Ctrl+U | Pegar sin formato: Comando+Mayúsculas+V |
| Copiar: Ctrl+C | Deshacer acción: Comando+Z |
| Pegar: Ctrl+V | Rehacer acción: Comando+Mayúsculas+Z |
| Buscar: Ctrl+F | Insertar o editar enlace: Comando+K |
| Reemplazar: Ctrl+H | Abrir un enlace: Opción+Entrar |
Escritura por voz: dicta tus textos
La función de escritura por voz permite dictar tus ideas a Google Docs, quien te ayudará a escribirlas y plasmarlas de manera sencilla. Esta herramienta permite tener mayor versatilidad para escribir tus textos y editarlos a través de comandos por voz.
Documentos de Google también añadirá la puntuación de manera automática para conseguir un texto natural y, con el tiempo, aprenderá tus frases de uso habitual para incluirlas en las redacciones.
Se puede acceder a esta cómoda herramienta a través del atajo: CTRL+Mayúsculas+S o mediante la barra superior: Herramientas > Escribir por voz y para empezar a grabar haz clic sobre el icono del micrófono.
El “@” facilitará el trabajo
Ahora no es necesario tener abierto múltiples documentos, hojas de cálculos o presentaciones para tener acceso a todos de manera simultánea. La barra de tareas permitirá reunir todos en un mismo archivo, y oferta multitud de opciones.
Escribe “@” para incluir accesos directos a archivos, contactos con usuarios (mediante correo electrónico), eventos programados en el calendario o direcciones de Google Maps.
Por otra parte, este comando también permite crear chips inteligentes para fechas, menús desplegables o posiciones, así como elementos de creación como plantillas para notas de reunión, borradores de correos o seguimiento de reuniones.
Si buscas una opción más concreta para organizar a tu equipo, escribe “@tareas” para crear una tabla de tareas del proyecto donde podrás incluir el rol de cada miembro, cuál es su aportación o marcar objetivos.
Cambia las mayúsculas de manera sencilla
Comprobar las mayúsculas en textos extensos o reescribir frases para cambiar el formato de las letras puede ser un poco tedioso. Sin embargo, Google Docs facilita los ajustes del texto para realizar esta tarea de manera automatizada.
Selecciona el texto que deseas ajustar, dirígete al menú desplegable de “Formato” y selecciona Texto > Uso de mayúsculas.
Podrás acceder a tres opciones muy útiles: convertir todo el texto en minúsculas, transformarlo a mayúsculas o adaptar el texto a minúsculas y mayúsculas según corresponda por puntuación y nombres propios.
Reemplaza el texto en los documentos
¿Necesitas corregir una palabra que está mal escrita en todo el documento o incluir una mayúscula que se te ha olvidado? Puedes realizar cambios en un documento completo por palabras gracias a la opción de “Buscar y reemplazar”.
Para acceder a esta herramienta solo es necesario pulsar CTRL+H, la cual no solo te permitirá buscar la palabra que deseas cambiar, sino reemplazarla en todo el documento o en localizaciones concretas.
También puedes optar por utilizar CTRL+F (Comando+F en Mac) para abrir el cuadro de “Buscar” y hacer clic sobre los tres puntos del lateral izquierdo para realizar el cambio.
Además, puedes hacer uso de las herramientas avanzadas para hacer una búsqueda más precisa teniendo en cuenta las mayúsculas y minúsculas u obviar caracteres especiales.
Instala complementos para mejorar su funcionamiento
La nueva actualización permite hacer a Google Docs más inteligente con la integración de aplicaciones externas para completar su funcionamiento. Puedes hacer uso de otras herramientas similar a las ofrecidas por el buscador, pero que se adapten mejor a tus preferencias.
Explora los diferentes complementos a través de Google Workspace Marketplace, accesible desde la barra superior de herramientas, en la opción de Extensiones > Complementos > Descargar Complementos. Busca e instala nuevas aplicaciones que se acoplen a tu uso habitual de Google Docs como herramientas de IA, gramática o videoconferencia.
Crear sustituciones de palabras
La escritura en ordenador cada vez es más sencilla y crear sustituciones de texto genera más comodidades para redactar rápidamente. Por ejemplo, puedes generar un atajo para hacer que Google Docs escriba ‘Porque” cuando se teclee “xq”, entre otras muchas posibilidades
Esta opción es sencilla de configurar, solo es necesario posicionarse en Herramientas > Preferencias > Sustituciones, escribe la sustitución deseada y pulsa sobre “Aceptar”.
Crea un documento nuevo desde el navegador
El atajo más útil de Google Docs es crear un nuevo documento sin necesidad de entrar en la aplicación. Solo tendrás que escribir “doc.new” en la barra del buscador y darle a la tecla “Enter”.
Edita documentos sin conexión
Las extensiones del navegador pueden ser imprescindible para realizar ciertas tareas y hay en Chrome está la opción de instalar una oficial de Google (gratuita) que nos permitirá editar offline nuestros documentos de Google Docs, sin necesidad de estar conectados a Internet.
Puedes instalarla mediante la tienda oficial o mediante el siguiente enlace para acceder a ella cuando sea necesaria.
- Descarga Documentos de Google sin conexión (extensión de Chrome)
Traduce un documento de Google Docs
¿El documento que quieres gestionar está en un idioma desconocido? Eso ya no es problema, no es necesario copiar y pegar todo el texto para traducirlo en aplicaciones externas.
Solo es necesario posicionarse en la barra superior, haciendo clic en Herramientas > Traducir documento y seleccionar el idioma en el que se replicará ese mismo archivo.
Compara dos documentos
Otra función de gran utilidad es la comparación de documentos. Esta opción permite generar una copiar de un documento y comparar su contenido con otro archivo, resaltando las diferencias para resaltar los cambios o posibles errores.
Este complemento se ubica en la pestaña de Herramientas > Comparar documentos.
Google Docs es mucho más que una simple herramienta de escritura. Con estos trucos, puedes transformar la forma en la que trabajas, optimizar tu tiempo y mejorar la organización de tus documentos.
Ya sea que utilices la escritura por voz, las tablas de contenido o las funciones inteligentes del símbolo “@”, cada función está diseñada para hacer tu experiencia más fluida y productiva. Ahora que conoces estas herramientas, solo queda ponerlas en práctica y sacarle el máximo partido a una de las plataformas más versátiles del entorno digital.
- Ver Comentarios
