El correo electrónico lleva muchos años con nosotros, fue una autentica revolución en la forma de comunicarnos. En un momento donde la mensajería instantánea es la reina, sigue sin ser muy profesional a la hora de comunicarse para ciertos temas.
Usar el correo electrónico, puede ser una buena experiencia si tenemos nuestro gestor bien organizado. Normalmente, añadimos todos nuestros correos a un único buzón, el de entrada.
Este buzón tiene que estar lo más limpio posible, por no decir a cero correos, ya que es la parte más importante de nuestro gestor para saber qué novedades hemos recibido.
Cierto es, que este buzón (o carpeta) lo usamos para todo, inundando de correos que no nos son de interés, como el spam o correos no deseados. Y no debe ser así.
Para gestionar bien nuestro buzón de correo electrónico, es importante organizarlo por buzones, ya sea para guardar algo importante o simplemente para contestar en otro momento.
Algunos consejos prácticos pueden ser, reducir (o aumentar según el caso) el número de buzones en nuestro gestor. Usa unos 4 buzones que los podemos catalogar como: importantes, archivados, personal y proyecto.
Importantes
En este buzón alojaremos todos los mensajes recibidos que tengan carácter prioritario, del cual deberemos contestar en la mayor brevedad de tiempo. Una vez sea contestado, lo podremos migrar a archivados, que es donde se alojará de forma definitiva. A no ser que ya no nos sea de interés y pase directamente a la papelera.
Archivados
Aquí podemos alojar todos los correos electrónicos que puedan ser necesarios para nosotros, ya sea de forma inmediata como a largo plazo. Como facturas, recibos, suscripciones o conversaciones importantes sobre algún tema concreto que ya no son de actualidad.
Personal
Este buzón es ideal para todos los email que recibamos hacia nuestra persona, es decir, que no sea un recibo o una factura. Puede ser desde una felicitación, un curso que estemos realizando donde nos manden las tareas ó citas pendientes de realizar, de la cual nos suelen avisar por correo electrónico, como la renovación del carnet de identidad, un descuento que tenemos que consumir en un tiempo cercano, etc.
Proyecto
Este será exclusivamente para trabajos o proyectos que queramos realizar. Todo lo que esté relacionado con algo profesional, tendrá que venir a este buzón, incluyendo acuerdos comerciales, información de alojamientos contratados, dominios, enlaces para descargar documentación o archivos.
Ahora que ya sabemos cómo tener organizado nuestro gestor de correo electrónico con cuatro buzones, del cual, se podría ampliar o reducir, según las necesidades de cada uno. Tenemos que saber que hacer con los email que recibimos y cuando los recibimos.
Al abrir la bandeja de entrada, es muy recomendable, en el caso del smartphone, actualizarlo automáticamente cada cierto tiempo. ¿Para qué? Para ahorrar batería y tener un control del mismo, si indicamos notificaciones push (avisos a tiempo real), estaremos muy pendientes de ver qué hemos recibido sin prestarle atención, quedando en la bandeja de entrada.
Al tenerlo programado cada hora, podemos dedicarle un par de minutos a revisar nuestro contenido de una forma más eficaz. Si hay alguna novedad, debemos actuar de inmediato.
He recibido varios email
- Si lo puedes contestar ahora, hazlo, siempre y cuando puedas hacerlo de una manera cómoda y sin prisas.
- Si no puedes contestarlo en ese momento ya que requiere una contestación algo más especial, envíalo a importante y revísalo al final del día.
- Si es, información comercial, spam o alguna información que no nos interese, automáticamente lo mandaremos a la papelera. Lo eliminaremos.
- Si es algo que que nos pueda interesar y no requiere contestación por nuestra parte, debemos valorarlo y elegir alguna de los buzones para mantenerlo.
Con este sencillo truco, podremos llegar al éxito de tener nuestra bandeja de entrada limpia y a la espera de recibir nuevos contenidos. Esto es aplicable a cualquier gestor de correo, ya sean nativos o de aplicaciones de terceros. Usa el que más te convenga, con el que te sientas más cómodo.
Si te han servido estos pequeños trucos para mejorar tu relación con el correo electrónico, o tienes algún método que nos pueda interesar a todos, te invito a que nos lo hagas saber en la caja de comentarios de abajo.
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