Microsoft Teams, todo sobre esta herramienta colaborativa

Microsoft Teams, todo sobre esta herramienta colaborativa

Miguel Regueira |

Microsoft Teams es una completa plataforma para el teletrabajo o la educación a distancia, que combina en una única interfaz chat, almacenamiento de archivos, llamadas, videollamadas y otras herramientas extra según las necesidades de cada organización.

Si bien Microsoft Teams se orienta a la colaboración online, no solo está pensado para grupos que se comunican exclusivamente por Internet. Muchas empresas lo emplean para agilizar las comunicaciones entre los trabajadores, incluso aunque estén en la oficina, y lo mismo ocurre con las universidades y otros centros educativos.

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Teams tiene app para Windows, Android y iPhone/iPad, además de ser accesible desde un navegador web. La flexibilidad de usarlo en diferentes plataformas y en movilidad es uno de los aspectos importantes, pues permite utilizarlo en viajes, en una oficina doméstica o para dar clases online.

Microsoft Teams ofrece 3 versiones principales: una gratuita con limitaciones, otra de pago para empresas, y una tercera edición educativa, que no tiene coste, pero debe activarla el colegio, instituto o universidad para los alumnos.

El chat, eje central de Microsoft Teams

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

En esencia, Teams es una especie de app de chat empresarial, que nos permite comunicarnos de forma más rápida y organizada que usando el email. Es posible crear canales con distintos objetivos, donde incluir a las personas interesadas, al tiempo que se mantiene la información en la conversación adecuada.

Por ejemplo, una empresa podría crear un canal para el departamento de recursos humanos, uno para el de marketing, otro para ventas y uno general, con información que afecte a todos.

En un colegio o instituto podrían crearse canales para cada clase o asignatura, otro para los profesores, uno para informar a los padres... Algo más avanzado que los grupos de WhatsApp de los colegios, cuya legalidad está en duda, pues la aplicación de mensajería no se diseñó para ello.

A este respecto, hay libertad para crear canales según las necesidades de cada uno. Por ejemplo, una empresa podría tener un canal en Microsoft Teams para diseñar un nuevo producto, e incluir a las personas que trabajen en él sin importar su departamento.

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

Estos canales ofrecen diversas opciones para organizarlos. Por ejemplo, una multinacional con miles de empleados preferirá que ciertos canales generales de anuncios solo permitan enviar mensajes a los administradores, para evitar que se genere un caos de conversaciones.

Además, ciertos canales de Microsoft Teams pueden estar ocultos y solo accesibles por invitación, mientras que a otros cualquiera se podrá unir. Al final, todo esto lo determina cómo prefiramos organizarnos.

El "núcleo" de Teams es un chat, pero sobre esta base hay muchos añadidos, que son los que lo convierten en una herramienta colaborativa útil, y que se basan en otros programas de productividad de Microsoft, como Office o Skype para hacer videollamadas grupales.

Esto es posible gracias a las pestañas de los canales, donde se pueden agregar diferentes herramientas que sean relevantes para ese grupo de personas: archivos, enlaces a webs externas, una Wiki con preguntas frecuentes, un PDF con información general, una lista de tareas a realizar, encuestas, control de tiempo...

Reuniones, videollamadas, archivos y más

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

Microsoft Teams busca ser una aplicación lo más global posible, que evite tener que combinar diferentes servicios (email, almacenamiento en la nube, procesador de texto...), pues añaden complejidad y suponen una pérdida de tiempo.

Algunas de las funciones que ofrece Microsoft Teams son:

  1. Llamadas de voz y videollamadas grupales.
  2. Reuniones online programadas.
  3. Emisiones externas con hasta 10.000 asistentes (eventos, presentaciones, clases online...)
  4. Acceso opcional a las llamadas a través de un número de teléfono convencional.
  5. Toma de notas y grabación de llamadas/videollamadas en la nube.
  6. Función de compartir pantalla y escritorio remoto.
  7. Almacenamiento común de archivos.
  8. Edición simultánea de archivos de Office.
  9. Integración con servicios de terceros.

Si bien Zoom es la app de videoconferencias más profesional, muchas compañías están empezando a utilizar Teams de forma habitual para reuniones virtuales, dándole más uso a este función que al propio chat.

Esto también es útil para los centros educativos, pues se abre la posibilidad de dar clases online. Además, los profesores pueden mostrar la pantalla de su ordenador, ya sea para explicar el uso de programas o mostrar presentaciones, y tomar el control del ordenador de los alumnos si desean ayudarles.

Por otro lado, en Microsoft Teams hay espacio para almacenar archivos en la nube, asociados a cada canal. Por ejemplo, el departamento de marketing puede subir fotos de los productos, y el de administración archivos Excel de compras, y se mantendrán cada uno en su canal.

Teams está muy integrado en Office, e incluso es posible editar documentos de forma colaborativa, viendo en tiempo real lo que aportan los demás usuarios.

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Por último, Microsoft Teams tiene muchos plugins para integrarse con servicios de terceros. Es algo muy importante, pues difícilmente Teams puede cubrir todas las necesidades de una organización, pero de esta forma muchas herramientas de terceros son accesibles desde el propio Teams.

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

Por ejemplo, se pueden integrar el popular gestor de tareas Trello, las listas de notas de Evernote, el almacenamiento online de Box o de Adobe Creative Cloud, el repositorio de aplicaciones GitHub para desarrolladores y hasta el popular YouTube, entre muchos otros.

Las apps que se pueden integrar son muy variadas, pero destacan tres grandes ejes: herramientas de productividad general para empresas, otras destinadas a los programadores y las utilidades para centros educativos.

Teams gratis, para empresas y educación

Los planes de precios de Microsoft pueden ser bastantes confusos, pues dependen del segmento al que se orientan, los servicios que incluyen y, además, poco a poco dejan de lado la venta de software con un pago único, en favor de una suscripción mensual o anual.

Una vez aclarado esto, hay 3 modalidades de Microsoft Teams disponibles:

  1. Teams: la versión completa de pago, asociada a una suscripción Office 365 de empresa (no de hogar).
  2. Teams gratis: almacenamiento de 2 GB por usuario + 10 GB comunes, sin grabación de reuniones y con menos opciones de administración.
  3. Teams para educación: lo da de alta el centro para sus alumnos y/o profesores.

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

El plan de Teams gratis es el que menos dudas genera. No tiene coste, cualquiera se puede apuntar, y para muchas organizaciones será suficiente. Si bien el almacenamiento en la nube es reducido, el resto de limitaciones no son demasiado importantes.

Con Teams gratis no podremos programar reuniones ni grabar llamadas, además se reducen las posibilidades de administración avanzadas, algo no demasiado relevante. Ahora bien, que usar Microsoft Teams sea gratuito no quiere decir que accedamos al resto de servicios asociados (OneDrive y Office).

Y es que la versión completa de Teams no se vende como un servicio independiente, sino dentro de los packs de Office 365 para empresas, que pronto serán renombrados y pasarán a llamarse Microsoft 365.

Teams se incluye en Office 365 Empresa Premium, con acceso a las apps de Office, 1 TB de almacenamiento por usuario en la nube de OneDrive y otros servicios, a 10,50 euros al mes por cada cuenta.

Además, hay una versión básica por 4,40 euros al mes llamada Office 365 Empresa Essentials, que elimina las apps de Office, pero mantiene el almacenamiento online y Teams.

Por desgracia, las ediciones de Office 365 para hogar no incluyen la versión completa de Teams, así que hay que utilizar la gratuita, aunque le sacaremos más rendimiento al tener la suite de ofimática y espacio en OneDrive.

Por último, Teams para educación es una versión especial, que se obtiene con Office 365 para educación, y deben activar los responsables del colegio, instituto o universidad para toda la comunidad educativa, que se conectará usando su cuenta de email del centro.

Incluye Word, Excel, PowerPoint y OneDrive destinados a alumnos y profesores sin coste para el centro, pues a Microsoft le conviene que los futuros usuarios se acostumbren a sus herramientas. También hay planes de pago, pero más bien para grandes universidades que necesiten funciones avanzadas.

Aunque Teams para educación es similar a las otras ediciones, algunos detalles se han adaptado, como un bloc para las clases, la posibilidad de realizar exámenes o poner deberes. Conserva las funciones de videollamada, así que se pueden impartir clases a través de Internet fácilmente.

Más fluido que el correo, pero con riesgos

Imagen - Microsoft Teams, qué es y cómo funciona

La ventaja de herramientas como Teams es que facilitan la colaboración de forma mucho más fluida que el email. Los mensajes llegan más rápido, se organizan en el canal correcto, nos podemos dirigir por privado a una persona concreta y se integran diversos servicios.

Las bandejas de emails saturadas son un problema serio en muchas ocasiones, y cada vez más organizaciones reservan el correo para comunicarse con el exterior, o solo lo usan a nivel interno en determinados temas que lo exigen.

En general, un plataforma colaborativa es más ágil y productiva. Ahora bien, hay que utilizarla de forma inteligente, o puede volverse contraproducente.

Por ejemplo, el funcionamiento al estilo de un chat puede saturarnos si algunas personas hablan mucho o se distancian de los temas profesionales. Al existir apps para Android y iPhone, también se corre el riesgo de estar siempre pendientes de los mensajes y no desconectar.

Al final, para aprovechar Teams debemos crear canales con las personas adecuadas, para no molestar al resto con asuntos que no le atañen. Y mentalizar a los miembros de que el chat debe usarse de forma moderada, sin malgastar el tiempo de trabajo de los compañeros, ni interrumpirlos en sus momentos de descanso si no es realmente necesario.

Slack y Discord, rivales muy diferentes para Teams

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Microsoft Teams nació como una respuesta a Slack, una app de chat corporativo que es su principal rival, y que usan millones de personas. Microsoft, que domina el mercado profesional, no podía quedarse fuera de una idea con tanto potencial.

Y realmente Teams está poniendo las cosas difíciles a Slack. Por un lado, la plataforma funciona muy bien, y a nivel de videollamadas y reuniones quizá por encima de Slack. Pero la clave es que se integra con el resto de servicios de Microsoft y no supone un coste extra.

Con muchísimas empresas pagando por Office 365, el paso lógico es elegir Teams si necesitan un app colaborativa interna.

Sin olvidar que Discord es el otro rival de Teams, aunque en principio no lo parezca. En realidad, Discord se orienta al gaming, y da gran importancia al chat de voz en las partidas multijugador.

En la práctica, la organización en canales y las funciones disponibles en Discord lo convierten en una alternativa a Slack y Teams. No muchas empresas lo eligen, pero otro tipo de organizaciones (asociaciones, ONGs, comunidades online...) sí lo encuentran adecuado.

En definitiva, Microsoft Teams es un plataforma muy útil para empresas y centros educativos, y una de las apps para el teletrabajo más completas, que puede costar un tiempo dominar por sus numerosas opciones, pero vale la pena invertir en su aprendizaje.

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