50 trucos de Word que debes conocer

50 trucos de Word que debes conocer

Sofía Pacheco |

Algunos, sobre todos los estudiantes, llevamos media vida usando Word, pero... ¿De verdad conocemos todos los trucos que tiene este programa de Microsoft Office? Lo cierto es que es muy difícil conocer el medio centenar de trucos que esconde Word a día de hoy.

Muchos de estos trucos son bastante conocidos, otros son ocultos hasta para el propio Word, ya que requiere de permisos especiales y cambiar algunos ajustes. Dejando a un lado la palabrería, vamos directos a descubrir todos y cada uno de los trucos de Microsoft Word.

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Recuperar un documento no guardado

Este truco, se merece el nombre de salvación, ya que hace algunos días hicimos un artículo muy extenso en el que explicamos las diferentes formas de recuperar un archivo de Word que habíamos perdido por no tenerlo guardado.

En ese mismo artículo explicamos cómo guardar de forma automática un documento de Word, y también de forma manual, así como localizar las copias de seguridad de Word.

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Otro dato importante es activar el autoguardado de Word, un gesto que no cuesta nada y que nos puede salvar horas de trabajo.

Traducir un documento

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No todos tenemos un buen nivel de inglés, así que una ayuda extra nunca viene mal. Para traducir un documento de Word, debemos pulsa en "Revisar", después en "Idioma" y por último en "Traducir".

Aquí podremos traducir un texto completo, o solo la parte seleccionada, a otro idioma con total facilidad. Incluso permite pasar de español al idioma que queramos.

Escribir mensajes secretos

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Word nos permite poder escribir mensajes secretos en el documento, pero claro está, la otra persona ha de saber que existe ese texto secreto y ha de saber cómo descifrarlo.

Para conseguir escribir un texto secreto, solo debemos escribir con normalidad y la parte que queramos que sea "secreta", la seleccionamos y pulsamos en "Buscar" y después en "Reemplazar".

Simplemente estaremos reemplazando palabras para ocultar cierta información de cara a que el documento de Word caiga en manos equivocadas.

Cambiar el icono del puntero de nuestro ratón

Es un viejo truco que siempre nos ha gustado, y queríamos darle su espacio en este recopilatorio de trucos de Word.

El puntero deja de ser una fecha blanca y se transforma en el antiguo icono de Office. Este truco solo sirve para Word, una vez que el puntero sale de Word, vuelve a ser una flecha blanca.

Para cambiar el puntero debemos pulsar esta combinación de teclas: Ctrl + Alt + el símbolo "+" del teclado numérico. Nos sale un cuadro de diálogo para personalizar el teclado, solo debemos pulsar en "Asignar" la combinación de teclas o en "Quitar" si no queremos que el cursor cambie.

Crear textos aleatorios

Si nos vemos en la tesitura de crear textos aleatorios para alguna prueba, podemos echar mano de este truco.

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Abrimos un nuevo documento de Word y escribimos esto: =rand(nºpárrafos, nºfrases). Donde pone número de párrafos, ponemos el número de párrafos que necesitamos, y donde pone número de frases, escribimos el número de frases que queremos. Pulsamos en "Enter" y aparece el texto con la extensión que hemos solicitado.

Buscar una palabra

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Este truco es bastante útil cuando queremos buscar una palabra y ver cuantas veces se repite. Esto es muy bueno si estamos escribiendo un trabajo para la Universidad, o para una empresa, y nos han pedido que cierta palabra se repita X veces.

Para hacer la búsqueda solo tenemos que pulsar en el icono de lupa y escribir la palabra que queremos localizar, tal y como se muestra en la captura superior.

Buscar sinónimos

Y de búsquedas va la cosa. Con este truco seremos capaces de encontrar todos los sinónimos de una palabra sin salir de Word. Para ello, debemos pinchar en "Revisar" y después, a la izquierda, en la barra de tareas, localizar "Sinónimos".

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Así será como Word nos mostrará todos los sinónimos de la palabra que hayamos escrito en el buscador previamente. Los resultados nos saldrán en forma de lista y si tenemos seleccionada la palabra a la que le estamos buscando sinónimo y seleccionamos el sinónimo, podemos pinchar en la opción de "Insertar".

Otra forma de buscar sinónimos es seleccionar la palabra en cuestión y clicar sobre ella con el botón derecho, así veremos la opción de "sinónimos" y se nos mostrarán algunos de ellos.

Buscar un significado en Internet sin salir de Word

A veces, mientras leemos un documento de Word no entendemos algunas palabras, y en lugar de abrir una ventana de Google, podemos buscarla dentro del propio programa de Word.

Para ello debemos seleccionar la palabra y hacer clic sobre ella con el botón derecho del ratón. Ahí se abre un menú y elegimos la opción "búsqueda inteligente".

A la derecha del documento de Word se abre un menú donde aparece el significado de dicha palabra y también opciones para buscar en Bing, Wikipedia, Wordreference, etc.

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Cambiar el tamaño de la letra rápidamente

Si estamos escribiendo un texto y no queremos entretenernos demasiado en el tamaño de los títulos, por ejemplo, existe una forma de cambiar el tamaño de la letra rápidamente:

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Tan solo debemos seleccionar la palabra, o palabras, y después pulsar en los iconos que están marcados en rojo en la captura anterior.

También se puede cambiar el tamaño de la letra usando Ctrl + Shift + < para aumentar y Ctrl + < para disminuir el tamaño.

Cambiar de mayúscula a minúscula o alternarlas

Este truco es muy curioso ya que podemos pasar de tener un texto en minúsculas a tenerlo en mayúsculas con solo seleccionarlo y hacer clic en la opción que marcamos en la captura inferior:

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Pasar un texto a tabla

Para lograrlo escribimos las palabras que irán dentro de cada celda, seleccionamos todo y pinchamos en "Insertar" (en la barra de tareas) y después pulsamos en la opción "convertir texto en tablas". Por último, indicamos el número de columnas y celdas y aceptamos, así de forma automática tenemos nuestro texto convertido en tabla:

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Pegar un texto sin formato

Cada imagen, cada vídeo, cada texto, cada cosa que hay en Internet tiene un código que lo identifica, es por ello por lo que copiar y pegar sin formato es tan útil:

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Reorganizar listas en Word

Trabajar con Word es lo más normal del mundo, así que es evidente que cuente con ciertos trucos para facilitarnos la vida, y entre todos ellos está la posibilidad de reorganizar listas sin andar cortando y pegando.

Más que un truco de Word es uno de esos atajos de teclado que nos ahorran minutos de trabajo: Alt + Bloq Mayus y para movernos por la lista usamos las flechas de dirección del teclado.

Proteger un documento con contraseña

Si queremos asegurarnos de que solo el receptor del documento lea el contenido, podemos protegerlo con contraseña y para ello, debemos hacer lo siguiente:

  1. Al guardar el documento, debemos pulsar en "Herramientas" y después seleccionar la opción "Opciones generales".

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  1. Ahora introducimos la contraseña y enviamos el documento con normalidad.

También se puede proteger cierta parte del documento

No solo tenemos la opción de proteger con contraseña el documento de Word, sino que podemos proteger cierta parte para evitar modificaciones. Para ello debemos añadir saltos de sección continua para después elegir las secciones que queremos proteger.

Para añadir saltos de sección continua debemos colocar el cursor delante del texto que queremos proteger y hacer este recorrido:

Disposición -> Salto -> Continua

Para ver dónde hemos puesto los saltos de sección continua y ver qué partes vamos a proteger, pulsamos en el símbolo que marcamos en la captura inferior y aparecen todas las marcas del texto:

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Una vez tenemos visibles todas las marcas del texto y los saltos de sección continua, Esto se consigue siguiendo esta serie de pasos:

Revisar -> Proteger documento -> Restringir formato y edición

Marca de agua en un documento de Word

Un truco bastante sencillo y que viene genial saber cuando tenemos que entregar un documento con una estética más profesional.

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Escribir un texto en vertical

Poder variar la orientación de un texto nos puede ayudar en momentos determinados como a la hora de hacer esquemas, o querer escribir algo en los márgenes, o acompañar el texto con algún comentario, etc.

Esto se puede hacer fácilmente con cuadros de texto, dentro de ellos podemos escribir en cualquier orientación, además, las rayas del cuadrado nos sirven de guía y también podemos hacer que desaparezcan.

  1. Debemos pinchar en "Insertar" (barra de tareas) y después dirigir nuestra mirada a la parte derecha y buscar "Cuadro de texto".

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  1. Una vez tengamos el cuadro de texto creado, se crea (automáticamente) una pestaña llamada "Formato de forma" y podemos elegir la orientación pulsando en los iconos que mostramos en la captura inferior.

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Insertar un vínculo (poner un enlace)

Word nos facilita el trabajo, y más cuando se trata de hacerlo completo, y con completo queremos decir, poner enlaces a una palabra, o frase.

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Si pulsamos en "Vínculo", se abre un cuadro de diálogo que nos indica si queremos poner una dirección de correo electrónico, un vínculo a otra parte del documento o incluso a una página web.

Insertar un vídeo en línea

Con solo mirar la captura ya es suficiente para saber cómo poner vídeos en los documentos de Word.

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Una vez que pulsamos en "Insertar" el vídeo aparece justo en el lugar donde teníamos el cursor del ratón.

Modo de lectura

Se trata de un modo en el que solo se puede leer, es decir, que el documento no puede ser editado. El texto se muestra como si fuera una página web, muy similares cuando tenemos abierto un documento en PDF.

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Al localizar este modo, vemos que hay varios más como el modo concentración que pone a pantalla completa el documento con el fondo negro, el modo en paralelo para ver el documento de 2 hojas en 2 hojas, modo lector inmersivo que está preparado para cambiar el color de la hoja, separa las letras y las palabras y nos permite visualizar por sílabas o frase a frase.

Escribir en cualquier parte del texto

Cuántas veces nos hemos frustrado porque queríamos escribir en X parte del documento y no nos dejaba. Eso pasaba porque no conocíamos este truco tan simple, y además sin usar cuadros de texto:

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Para conseguir esto tan solo hay que dar doble clic en la parte de la hoja donde queramos escribir.

Eliminar el cuadro de diálogo que sale al seleccionar un texto

Siempre que seleccionamos un texto, aparece un cuadro de diálogo con ciertas opciones, pero con unos simples clics podremos despedirnos de ese cuadro. Si nos arrepentimos, debemos seguir este mismo paso para volver a activarlo, ya que ese cuadro de diálogo no es más que un atajo o un acceso directo para cambiar el color, el tamaño, la fuente, etc.

La ruta que hay que seguir es la siguiente: Archivo -> Opciones -> General y después desmarcar la casilla que señalamos en la captura inferior.

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Gestionar las macros para evitar los virus

Tener activas las macros de Word puede provocar que nos afecten los virus de los documentos, así que se recomienda deshabilitar las macros de Word para evitar males mayores.

El circuito que hay que seguir es el siguiente:

Archivo -> Opciones -> Centro de confianza -> Configuración del centro de confianza -> Configuración de macros

Y después marcar la casilla que mostramos en la siguiente captura:

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Cómo insertar fotos y capturas en un documento de Word

Con este truco tenemos 2 opciones:

  1. Copiar la imagen y pegarla en el documento.
  2. Hacer este recorrido: Insertar -> Imágenes y buscar la imagen en nuestro ordenador.

De cualquiera de las dos maneras conseguiremos insertar una imagen en la parte del documento que queramos, sin mayor esfuerzo, como hemos visto.

Mover párrafos sin afectar al documento

No es magia, es un truco real que existe en Word. Para lograrlo debemos ir a la pestaña "Vista" y seguidamente pulsar en "Esquema". En ese preciso instante el documento se transforma en un esquema donde cada párrafo se inicia con un círculo. Si pulsamos en ese círculo blanco, podemos arrastrar dicho párrafo a donde queramos sin que afecte lo más mínimo a la estructura del documento.

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Dar un formato diferente a varias palabras a la vez

Es un truco simple, pero que muy poca gente conoce. Para lograr cambiar el formato a varias palabras de forma simultánea, lo primero que debemos hacer es seleccionar las palabras en cuestión pulsando la tecla "Control" (Ctrl) y haciendo doble clic sobre las palabras con el ratón y después seleccionar el formato.

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Eliminar la pantalla de inicio de Word

Todos queremos empezar rápido a escribir, y cuando pulsamos en el icono de Word, nos lleva a la "pantalla de inicio". Es aquí donde nos dan a elegir o un documento en blanco o una plantilla, o si queremos hacer alguno que otra gestión como abrir un documento reciente. Pues bien, con este truco, nos saltaremos esta pantalla de inicio y accederemos directamente a un documento en blanco.

Archivo -> Opciones -> General

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Una vez ahí, hacemos scroll hasta encontrar la opción que indicamos en la captura superior. Desmarcamos la casilla, y ya desaparecería la pantalla de inicio.

Ajustar los valores predeterminados de un documento de Word

Los valores predeterminados de un documento de Word son aquellos ajustes que hacen que, al abrir un nuevo documento, se active por defecto Calibri 11 y texto alineado a la izquierda con doble espaciado, etc. Estos ajustes se pueden cambiar si seguimos estos pasos:

Nuevo documento -> Estilos -> Clic con botón derecho sobre "Normal" -> Modificar

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Repetir lo último que hicimos en el documento

Muchas veces estamos escribiendo la misma palabra, o haciendo el mismo cambio en los párrafos, cambiar la fuente, etc. y debemos ir cambio por cambio, pero con este truco, lo haremos en un segundo.

Para lograrlo debemos seleccionar el texto donde queremos hacer el cambio y pulsar F4. Recordamos que, previamente, se debió haber hecho el cambio de forma manual, para que Word lo guarde y así lo active en cada F4 que pulsemos.

Agregar separadores de párrafos en 2 segundos

Con separadores de párrafos nos referimos a esos asteriscos, línea de guiones, almohadillas, etc. que colocamos entre párrafos para dejarlos a modo de señal en el texto e incluir una aclaración.

Para conseguir esto, debemos poner 3 veces un guion, un asterisco, una almohadilla, o el separador que queramos, y después pulsar en "Enter". De forma automática, se coloca una línea a modo de separador.

Cortar y pegar en un solo gesto y sin alterar el orden

Quizás, y solo quizás, copiar y pegar sea de las acciones más repetidas cuando trabajamos con Word. Así que, si por algún casual queremos cambiar de sitio varios párrafos y fotos en un solo movimiento y sin alterar si orden, debemos pulsar esta combinación de teclas para copiar: Ctrl + F3. Y esta combinación de teclas para pegar: Ctrl + Mayúsculas + F3.

¿Se puede editar un PDF en Word?

La respuesta es sí, y se hace así:

Archivo -> Abrir -> Elegir el documento en PDF -> Editar -> Guardar como PDF.

Incluir recortes de pantalla en un documento de Word

No es lo mismo una captura de pantalla, que después hay que recortar y editar, que un recorte de pantalla, que digamos que es una edición en directo de la captura de pantalla. Es una herramienta muy útil que nos permite recortar aquella parte que nos interesa sin tener que hacer ningún tipo de edición.

Pues bien, para incluir recortes de pantalla, debemos seguir estos pasos:

Insertar -> Ilustraciones -> Recorte de pantalla

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Cuando pulsamos en "Recorte de pantalla", nos lleva de forma automática a la última web que teníamos abierta y la herramienta de recorte de pantalla se activa.

¿Se puede seleccionar texto verticalmente?

Prueba a seleccionar el texto de varias columnas, ¿a que la selección se hace horizontalmente? Pues existe un truco muy simple en Word que nos permite seleccionar verticalmente, para no arrastrar todo el texto, sino solo el de la columna que nos interesa.

Para lograrlo debemos colocar el cursor del ratón donde queremos empezar la selección, después mantener pulsada la tecla Alt y deslizar con el ratón hasta donde queramos seleccionar.

Pasar de texto a columna

Y de columnas va la cosa, con el siguiente truco vamos a aprender a dividir un texto en columnas.

Disposición -> Columnas -> Elegimos el número de columnas

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Poner una imagen de fondo en un documento

Es algo similar a la marca de agua, pero no es lo mismo. Poner una foto de fondo en un texto, lo podemos hacer para realzar ciertas páginas poniendo el logo de la empresa, una imagen que vaya acorde con el texto.

Esto lo podemos conseguir hacer si seguimos estos pasos:

Diseño -> Fondo de página -> Marca de agua -> Marca de agua personalizadas -> Marcar la casilla "Marca de agua de imagen" -> Elegir imagen

Personalizar la barra de opciones de Word

¿Cómo? ¿Creías que la barra de herramientas de Word era inamovible e invariable? Pues andabas muy equivocado. Vale, es cierto, no se aceptan grandes cambios, pero sí que podemos personalizar la barra con estos sencillos pasos:

Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de opciones

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Activar el dictado por voz en Word

En pleno año 2020 aún hay quienes se resisten a dirigirse con su voz a los aparatos electrónicos que nos rodean, como el móvil, la televisión inteligente, el altavoz, etc. Pues bien, con Word podemos hacer algo similar y podemos dictar un texto usando nuestra voz y Word nos lo escribe.

Es una funcionalidad que está activa en las versiones más nuevas de Microsoft Office 365 y para lograrlo debemos seguir estos pasos:

Inicio -> Dictado por voz -> Español -> Pulsamos en el icono de micrófono azul

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Dividir en 2 ventanas un mismo documento de Word

Suena raro, pero es muy útil, ya que nos permite ir corriendo dos partes diferentes del mismo documento, o cambiar párrafos, añadir imágenes, etc. Este truco es rápido y sencillo basta con pulsar de forma simultánea: Ctrl + Alt + V.

Ver los cambios que realizan las personas que acceden al documento

Es muy sencillo, basta con escribir con normalidad, finalizar el trabajo, enviarlo y al recibirlo, abrirlo y pulsar en "Seguimiento".

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Guardar y cerrar todos los documentos en un solo clic

Si hacemos un ejercicio de memoria recordaremos que hace algunos años, cuando pulsábamos en la X de cerrar nos daban la posibilidad de guardar todo y cerrar. Pues bien, aquello desapareció, pero hoy vamos a traer de vuelta la posibilidad de guardar todo y cerrar todo con un solo clic.

Archivo -> Opciones -> Barra de herramientas de acceso rápido -> Todos los comandos -> Guardar todo -> Agregar -> Aceptar

Antes de pulsar en aceptar debemos agregar también el comando de "Cerrar todo". Después aceptamos, y ya aparece la nueva barra encima del texto lista para guardar y cerrar todo en un solo clic.

Imprimir documentos sin verlos

Nos gusta confiar en la gente, así que, si vamos con prisa, a veces ni leemos lo que nos envían y más cuando se trata de "trabajo final definitivo" (¿Quién no ha puesto ese nombre alguna vez?).

Para poder imprimir, sin ni siquiera abrir el documento, debemos seguir este recorrido:

Archivo -> Imprimir

Ocultar una parte del texto para que no se imprima

Siguiendo con la impresión de los documentos de Word, podemos evitar que se imprima una parte de este. Es un truco que a priori puede parecer un poco extraño, pero es bastante útil si queremos imprimir documentos con partes ocultas:

Abrimos el documento que queremos imprimir -> Seleccionamos la parte que no queremos que se imprima -> Hacemos clic con el botón derecho y elegimos "Fuente" -> Pinchamos en "Oculto" -> Esa parte desaparece y ya podemos imprimir con normalidad

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Recortar imágenes sin salir de Word

Es algo tan sencillo que se agradece que Word cuente con esta herramienta. Bien, supongamos que queremos recortar una imagen/captura por el motivo que sea, pues solo tenemos que seguir estos pasos:

Pulsamos sobre la imagen -> Pinchamos en el menú "Formato de imagen" que aparece en la barra de herramientas -> Elegimos la herramienta "Recortar"

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Personalizar y añadir atajos de teclado

Un sistema muy sencillo con el que podemos personalizar los atajos de teclado ya existentes y añadir alguno nuevo:

Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de acciones

Imprimir los atajos de teclado

Este truco nos ha recordado a cuando jugábamos a GTA 4 que teníamos en un folio todos los trucos de armas, salud, vehículos, dinero, etc. apuntados y listos para usar. Pues ahora podemos hacer lo mismo, pero para aligerar el trabajo dentro de un documento de Word:

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Añadir un check para verificar el contenido

Se trata de añadir el símbolo de check de verificación. Un símbolo que a simple vista no está disponible en Word, pero basta con seguir estos pasos para lograrlo:

Insertar -> Símbolos -> Símbolo -> Más símbolos

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En el cuadro de diálogo buscamos la fuente Webdings y hacemos scroll hasta dar con el check de verificación.

Guardar las imágenes del documento de Word en una carpeta aparte

¿Es un poco lío? Puede ser, pero realmente es muy sencillo. Para lograrlo tenemos que pulsar en:

Archivo -> Guardar como -> En tipo de documento debemos elegir "Página web filtrada"

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Con este sencillo proceso, habrás conseguido dos archivos, uno normal con el documento, y otro donde se encuentran solo las imágenes de dicho documento de Word.

Agregar nuevas fuentes a Word

Para ellos, podemos entrar en la web que encontramos bajo estas líneas (la misma que recomienda el propio blog de Microsoft Office 365 oficial), y elegir la fuente, o las fuentes que queramos.

Web: DaFont

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Una vez encontremos la fuente que más nos gusta, la descargamos pinchando en el botón de la derecha y a continuación localizamos "C:\Windows\Font" en nuestro equipo.

  1. Para localizar esta carpeta (donde están las fuentes oficiales de Word), debemos entrar en el explorador de archivos de Windows, hacer scroll hacia abajo en el lateral izquierdo y pinchar en "Local Disk (C:)".
  2. Después pinchar en "Windows", y buscar "C:\Windows\Font". A veces aparece simplemente "Font".
  3. Abrir la carpeta "Font" y arrastrar el archivo de la fuente descargada a la carpeta que tenemos abierta.

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  1. Abrir un nuevo documento de Word (cerrar los que teníamos abiertos) y buscar la nueva fuente en la cajetilla correspondiente.

Y hasta aquí llegan los trucos de Word, si encontramos alguno más por el camino, iremos actualizando este artículo.

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